Travaillons où cela fonctionne

Au début de la pandémie, nous avons réagi rapidement pour protéger les membres de notre équipe et nos communautés contre la COVID-19. Cependant, nous sortons de la pandémie avec la recherche, les réactions organisationnelles et un état d’esprit résolument tourné vers l'avenir. Les travaux de recherche effectués par Gartner, Harvard Business Review et Microsoft, pour n’en nommer que quelques-uns, indiquent tous que les talents ne peuvent pas revenir aux conditions qui étaient les leurs avant la pandémie.

Lors de notre récente enquête d’engagement, nous avons posé plusieurs questions concernant le lieu de travail. Nous admettons que les membres de notre équipe de production dépendent entièrement de nos installations et des ressources sur site pour effectuer leur travail et nous continuerons à investir dans ces environnements. Le personnel de bureau de notre équipe nous a donné un aperçu de la façon dont il préfère travailler. Voici ce que nous avons constaté :

  • Les membres de l’équipe veulent de la flexibilité au niveau du lieu de travail
  • Les membres de l’équipe sont plus impliqués lorsqu’ils ont de la flexibilité au niveau du lieu de travail
  • Les membres de l’équipe ont un lien fort avec la culture et peuvent collaborer efficacement lorsqu’ils ont de la flexibilité au niveau du lieu de travail

Sur la base de la recherche, des analyses comparatives et des retours des membres de l’équipe, nous avons élaboré trois classifications du lieu de travail : sur site, hybride et distant. Ces classifications sont déterminées sur le lieu où le travail quotidien des membres de l’équipe est le mieux effectué, sans nombre de jours fixé dans le bureau pour toutes les classifications.

Nous avons parlé avec les responsables qui ont des équipes dans chaque classification pour comprendre pourquoi cela fonctionne pour leur équipe et leurs meilleures pratiques.

Sur site : Team Member Solutions (Solutions des membres de l’équipe)

Team Member Solutions (Solutions des membres de l’équipe) fournit un service client aux membres de notre équipe. De l’assistance concernant les questions sur les avantages, au recrutement de nouveaux membres de l’équipe en passant par l’accueil des hôtes sur site, ce groupe, est un élément essentiel de notre campus de Pella. Nous avons parlé à la responsable de Team Member Solutions (Solutions des membres de l’équipe), Tricia Wisniewski, de la raison pour laquelle la classification sur site marche pour son équipe.

« Parce que nous avons un contact direct avec les clients et fournissons un soutien important aux membres de l’équipe sur site, c'est important que notre équipe accueille les individus en-personne, partageant les informations sur les avantages ; tout cela n'est pas possible au téléphone », a expliqué Tricia. « Nous offrons un meilleur niveau de service aux membres de l'équipe Vermeer si nous sommes sur site. »

Cependant travailler sur site ne signifie pas un manque de flexibilité. « Nous avons déterminé le minimum de personnes dont nous avons besoin tous les jours sur le site pour fonctionner », a partagé Tricia. « Le rôle de chacun comprend une certaine flexibilité et la possibilité de travailler à distance de temps en temps. »

Bien que cela ne soit pas toujours idéal, Tricia considère que la flexibilité dans n'importe quel rôle est indispensable. « C'est vraiment important pour les membres de mon équipe d’être flexible afin de soutenir leurs familles lorsqu’ils doivent le faire, de prendre un jour de congé lorsqu’ils sont malades ou d’utiliser leurs congés payés lorsqu’ils le peuvent », a-t-elle déclaré. « Nous souhaitons particulièrement que les mères qui travaillent et qui font partie de notre équipe restent dans la population active et fonctionnent bien dans les deux environnements. »

Meilleures pratiques de Tricia :

  • Déterminez le nombre minimum nécessaire de membres de l’équipe dont vous avez besoin sur site pour que votre équipe fonctionne.
  • Gérez vos talents pour fournir de la flexibilité afin que les membres de l’équipe puissent s’absenter du travail.
  • Communiquez l'importance du travail sur site pour la mission de votre équipe.

Hybride : Advanced technology solutions (Solutions technologiques avancées)

L’équipe des solutions technologiques avancées (ATS, Advanced technology solutions) se trouve à la pointe de la technologie chez Vermeer. Situé à Pella et à Ames, ce groupe est constitué de développeurs logiciels, d’ingénieurs matériels, de propriétaires de produits, d’ingénieurs mécaniques et d’ingénieurs de test dédiés à l‘étude et à l’application de nouvelles technologies aux produits Vermeer. Cette équipe fonctionne sur site et hors site sous la classification hybride. L'ingénieur système en chef, Nathan Copeland, explique comment la classification hybride est la plus appropriée pour le travail important de son équipe.

L’équipe ATS a trouvé que le modèle de travail hybride était le meilleur, non seulement pour effectuer leur travail mais également pour leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. « Le modèle hybride fonctionne parce que nous avons plusieurs emplacements où les individus vivent et d’où ils travaillaient même avant la pandémie, et d’où le trajet jusqu’à Pella tous les jours constituait un obstacle », a déclaré Nathan. « Cela réduisait leur temps personnel. Nous avons trouvé que leur travail pouvait être effectué facilement depuis le bureau et leur domicile. »

Lorsqu’il s’agit de l’alignement du travail, l’équipe informatique ATS compte sur le processus de développement Agile. « Nous avons des réunions debout tous les jours, une liste précise de tâches qui couvre une période de deux semaines et nous examinons ces tâches réparties sur deux semaines tous les jours, ce sur quoi nous avons travaillé hier et ce qui nous empêche de faire certaines choses aujourd'hui », a expliqué Nathan.

Cependant, s'assurer que l’équipe reste alignée sur les tâches professionnelles n’est pas le seul défi que doivent relever les équipes hybrides. Lors des réunions debout, Nathan suggère que pour garder une ambiance détendue, il est important de faire une blague quotidienne, de poser une question ou de dire le mot du jour. Nathan a également expliqué comment l’équipe ATS reste en contact en dehors du travail. « Nous avons eu de petites réunions virtuelles tous les mois pour jouer à des jeux en ligne », a-t-il raconté. « Il y a également des membres de l’équipe qui commencent à se rencontrer de nouveau en face à face. »

Meilleures pratiques de Nathan :

  • Comptez sur des réunions structurées et régulières pour que les équipes hybrides restent alignées.
  • Ne soyez pas trop content de vous en pensant que votre équipe fonctionne bien, restez à l'écoute et demandez comment les employés se sentent connectés au travail qu'ils réalisent.
  • Apportez un peu de confort et d’humour à ces activités debout régulières.

Hors site : Perspectives du marché et perspectives commerciales

L’équipe Perspectives du marché et perspectives commerciales (MBI, market and business insights) aide à créer chez Vermeer une culture axée sur les informations. Elle y parvient grâce à la recherche, la technologie, les données et les visualisations qu’elle transforme en perspectives exploitables pour que les dirigeants commerciaux Vermeer prennent des décisions informées. Le responsable de Market and Business Insights (Perspectives du marché et perspectives commerciales) nous a donné un aperçu des raisons pour lesquelles le travail hors site convient à son équipe.

L‘équipe MBI est souvent plongée dans la recherche ou dans les projets faisant appel à une masse de données. Cela leur paraît sensé de faire cela hors site où ils peuvent se concentrer avec peu d’interruptions causées par l’activité du bureau.

Avant d’aborder les meilleures pratiques, Kyle a raconté l’élément essentiel pour bâtir avec succès la confiance d’une équipe hors site. « Il ne faut pas avoir peur de mettre des données dans [Microsoft] Teams où elles peuvent rester pour toujours », a raconté Kyle. « Se faire mutuellement confiance, respecter les idées et avoir confiance d’afficher les idées sont nécessaires pour une équipe hors ligne. »

Sans l’infrastructure appropriée, le travail hors site n’aurait jamais été effectué. L’équipe MBI dépend beaucoup de la technologie, telle que Microsoft Teams, pour rester connectée, collaborer et partager les idées. Tout comme le groupe ATS, l’équipe MBI programme également des réunions régulières pour s’aligner. « Nous avons des réunions presque quotidiennes. L’ordre du jour n’est qu’un tour d’horizon, les tâches sur lesquelles vous travaillez et les éléments pouvant faire l’objet d’une collaboration. Cela nous aide à nous aligner et à réduire la duplication des efforts », a expliqué Kyle. « Grâce à cet ordre du jour, nous avons travaillé en plus étroite collaboration hors site que nous le faisions lorsque nous étions ensemble sur le site. »

En plus d’une réunion pratiquement quotidienne, l’équipe tient également une journée mensuelle de la consolidation d’équipes sur site. Pour cette journée, l’équipe se rejoint pour des activités pour briser la glace, des activités visant à renforcer l’esprit d’équipe et une session de formation à un nouvel outil ou une nouvelle méthode de déclaration. Chaque mois, un membre différent de l’équipe dirige la journée. Cela aide l’équipe à rester connectée et lui permet d’apprendre et de se développer ensemble.

Meilleures pratiques de Kyle :

  • Concentrez-vous sur le renforcement de la confiance au sein de votre équipe en créant un environnement sûr pour la créativité et la collaboration.
  • Assurez-vous que votre équipe a la technologie et les ressources nécessaires pour collaborer efficacement hors site.
  • Intégrez une cadence de réunions qui garde l’équipe connectée et programmez un moment pour un travail de projet ciblé lors duquel l’équipe en entier peut participer à un grand projet.

Nous croyons que notre campus est essentiel pour l’avenir de notre culture. Et nous croyons que la flexibilité est essentielle pour l’avenir de nos talents. Nous avons confiance que notre équipe dirigeante et les membres de notre équipe réaliseront ce nouveau modèle de travail correctement. L’endroit où nous effectuons notre travail peut changer mais son importance reste la même. Ensemble, nous sommes équipés pour faire plus.

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